Kesekretariatan atau Sekretaris umum merupakan bagian bidang dari Pengurus Harian (PH) yang memiliki tugas:
-
Bertanggung jawab atas sistem administrasi organisasi
-
Membantu ketua umum dalam menjalankan organisasi
-
Menjalankan organisasi bila ketua umum berhalangan
Berikut beberapa program kerja Kesekretariatan yakni:
- SISTEM ADMINISTRASI DASAR
Merupakan sebuah program kerja dimana Bidang Kesekretariatan melakukan pengarsipan dan pengelolaan pada dokumen-dokumen yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Program kerja ini terdiri dari kegiatan pengelolaan Surat Masuk-Surat Keluar, Catatan Proses, Absensi, SK dan Sertifikat, dan Tata Tertib Pengurus dan Sekre. Sasaran dari program kerja ini adalah seluruh kegiatan pengarsipan dan pengelolaan yang meliputi kegiatan administrasi. Periode terlaksananya program kerja ini adalah selama satu periode kepengurusan. Adapun penjelasan dari masing-masing kegiatan dirangkum sebagai berikut:
a. Sisumaker (Sistem Surat Masuk dan Surat Keluar)
Sebuah kegiatan dimana Bidang Kesekretariatan tidak hanya Menghimpun Surat Masuk dan Membuat Surat Keluar, tetapi juga Mencatat Nomor Surat Masuk dan Melakukan Penomoran Surat Keluar.
b. Capros (Catatan Proses)
Sebuah kegiatan dimana Bidang Kesekretarian merekam dan merangkum setiap prosesi Rapat Pleno dan Rapat Kepala Bidang HMJ AN. Tujuan diadakannya kegiatan ini adalah sebagai alat HMJ AN untuk mendokumentasikan secara tulisan proses berlangsungnya kegiatan Rapat Pleno. Dari tujuan ini, manfaat yang akan didapatkan adalah tercatatnya setiap momentum Rapat Pleno dan sekaligus untuk menghindari pengulangan konten rapat. Capros ini juga bermanfaat untuk memperlihatkan progress/capaian HMJ AN terhadap program kerja dan kegiatan yang dilakukan selama satu periode kepengurusan. Adapun sasaran kegiatan ini adalah proses berlangsungnya Pleno HMJ AN. Capros dilakukan secara rutin selama satu periode kepengurusan setiap terselenggaranya Rapat Pleno HMJ AN.
c. Absensi
Sebuah kegiatan administratif di mana Bidang Kesekretariatan merekam kehadiran Pengurus selama satu periode kepengurusan. Kegiatan ini dilaksanakan dalam Rapat Pleno HMJ AN. Sasaran dalam kegiatan ini adalah Pengurus HMJ AN 2016. Tujuannya, agar Bidang Kesekretariatan mendapatkan gambaran terkait kondisi internal organisasi, khususnya Aspek Kepengurusan. Serta, follow up dari kegiatan ini adalah Bidang Kesekretariatan bersama Ketua Umum HMJ AN dan Kepala Masing-Masing Bidang HMJ AN dapat mengetahui seberapa besar prosentasi Pengurus yang mengikuti Rapat Pleno. Manfaatnya adalah sebagai salah satu dasar tolok ukur kinerja Kepengurusan HMJ AN 2016.
d. SK dan Setifikat
Kegiatan administratif dimana Bidang Kesekretariatan memberikan penghargaan berupa Sertifikat (yang dilegalkan dengan SK) kepada Pengurus maupun Anggota sesuai dengan bentuk kegiatannya. Manfaatnya adalah sebagai bentuk penghargaan atas kontribusi Pengurus maupun Anggota. Outcomes dari kegiatan ini adalah terjalinnya kepercayaan antara Pengurus atau Anggota terhadap HMJ AN.
2. INVENTARISASI
Sebuah kegiatan dimana Bidang Kesekretariatan melakukan pengelolaan inventarisasi terhadap barang-barang yang ada di Sekre HMJ AN. Adapun kegiatan yang terangkum di dalamnya, yaitu:
- Pengadaan barang-barang HMJ AN;
- Penomoran pada barang-barang HMJ AN;
- Fasilitator Anggota/Pihak Luar untuk melakukan Peminjaman terhadap barang-barang HMJ AN/Sekre.
3. SAYANG SEKRE
Kegiatan di mana Bidang Sekretariatan mengajak semua pengurus HMJ AN untuk berpartisipasi menjaga kebersihan dan keamanan sekre (menghidupkan sekre). Kegiatan ini dilakukan setiap hari (Senin-Jumat) selama satu periode kepengurusan. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk merawat Sekre HMJ AN, menjaga inventaris HMJ AN, dan memaksimalkan fungsi Sekre HMJ AN. Sasaran dari kegiatan ini adalah Seluruh Pengurus HMJ AN Periode 2015/2016.
4. ANECARE
Adalah program kerja di mana bidang kesekretariatan mengajak mahasiswa AN untuk memberikan kritik, saran dan harapan terhadap HMJ AN, menghimpun kritik, saran dan harapan mahasiswa AN terhadap HMJ AN, serta menanggapi kritik, saran dan harapan yang telah terhimpun. Program kerja ini merupakan hasil inovasi dari kotak saran sekaligus mendayagunakan bidang-bidang yang ada di HMJ AN FISIP UNSOED. Program kerja ini dapat berjalan apabila berkoordinasi dengan divisi Jurnalistik dan Humas.